Con el fin de garantizar la seguridad y salud de quienes participen en las audiencias de arbitraje en plena crisis sanitaria provocada por el COVID-19, se han adaptado los sistemas de manera que permitan poder celebrar estas audiencias de manera virtual. La celebración de audiencias virtuales supone ciertas ventajas ya que ahorra costes como, por ejemplo, los de desplazamiento y alojamiento de los abogados y testigos, pero también cuenta con varios inconvenientes que veremos más adelante, como la capacidad de atención de los individuos, el refuerzo de las garantías necesarias para el correcto desarrollo de la misma, etc.

De esta manera, la nueva forma de celebración de audiencias a través de sistemas de videoconferencia debe cumplir con todas las garantías procesales para que no exista ningún riesgo de poder verse anulado el laudo final. Esta nueva forma de celebración de las audiencias ha supuesto un gran cambio en la manera de tramitar arbitrajes, ya que supone una solución para su rápida tramitación.

Desde el año 2020 hasta el día de hoy se están celebrando un número considerable de audiencias virtuales. Está claro que es un procedimiento que ha llegado para quedarse y convertirse en la forma de momento no sustitutiva, pero sí habitual para celebrar las audiencias. Con motivo de su popularidad, resulta necesario armonizar un protocolo de actuación. Para ello, distintas organizaciones, como la Corte de Arbitraje de Madrid, el Consejo General del Poder Judicial o la Corte Civil y Mercantil de Arbitraje (CIMA), han publicado notas con recomendaciones para la organización de audiencias virtuales dirigidas a árbitros y abogados, a fin de que les sean de utilidad de cara a la preparación y celebración de las mismas.

Entre las principales recomendaciones que las distintas organizaciones de arbitraje realizan en sus notas cabe señalar, en primer lugar, la posibilidad de celebrar audiencias virtuales teniendo en cuenta aspectos como el impacto en el calendario procesal que supondría esperar a que la audiencia se pueda celebrar de manera presencial, el impacto de la celebración virtual en los medios de prueba que han de practicarse durante la audiencia, las garantías disponibles para participar adecuadamente o la posibilidad de dividir la audiencia en varias sesiones, entre otras.

Una vez planteadas las consideraciones anteriores, para aquellos que opten finalmente por la celebración de la audiencia de forma telemática, deberán tener en cuenta, entre otras, cuestiones tales como: la elección de la plataforma utilizada, de manera que esta se adapte a las necesidades particulares de los participantes; contar con una conferencia de prueba previa a la audiencia; poder acreditar fehacientemente la asistencia a la audiencia virtual; contar con un protocolo de actuación en caso de que se produjeran problemas técnicos durante la celebración de la audiencia; y disponer sistemas que permitan la visión simultánea de todos los intervinientes en todo momento, asegurando su efectiva participación.

Además de las aristas anteriormente mencionadas, uno de los puntos más importantes de la celebración de las audiencias telemáticas está en ofrecer todas las garantías del procedimiento en materia de seguridad, defensa, privacidad y confidencialidad, así como de principios y derechos procesales de las partes. De esta manera, si no se cumple el protocolo establecido siguiendo las pautas y notas publicadas por las distintas organizaciones, podría dar lugar a que se impugne y anule el laudo por vulneración de los derechos mencionados. Para que esto no ocurra, el árbitro podrá comprobar que se está respetando el protocolo acordado por medio de las preguntas y comprobaciones que estime necesarias a este fin. Además, todas las audiencias serán grabadas en video y audio, debiéndose entregar dicha grabación a las partes y a los árbitros al final de la sesión.

A modo de conclusión, a pesar de la desconfianza y las dudas que la celebración de audiencias virtuales ha generado en un principio, no cabe duda de que se trata de un sistema que ha venido para quedarse en virtud de las numerosas ventajas que ofrece. Así, una vez superada la crisis sanitaria causada por el Covid-19, se podrá evaluar en cada caso concreto sobre la conveniencia de mantener una audiencia telemática, cumpliendo con todas las garantías necesarias.

María Valdecantos Calderón, abogada de López-Ibor Abogados